過(guò)程方法在實(shí)驗(yàn)室中的管理應(yīng)用
2018-07-31
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過(guò)程和過(guò)程方法的概念
過(guò)程的概念
ISO9000:2015標(biāo)準(zhǔn)對(duì)過(guò)程的定義是“將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組活動(dòng)。”ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)是建立在“所有活動(dòng)都視為過(guò)程”的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)上，過(guò)程方法是建立、實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系，并持續(xù)改進(jìn)其有效性的基本方法。
質(zhì)量管理八項(xiàng)基本原則中有兩個(gè)原則是涉及過(guò)程概念的。過(guò)程方法是將活動(dòng)和相關(guān)資源作為過(guò)程進(jìn)行管理，可以更高效地得到期望的結(jié)果; 管理的系統(tǒng)方法是將相互關(guān)聯(lián)的過(guò)程作為系統(tǒng)加以識(shí)別、理解和管理，有助于組織提高實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有效性和效率。
過(guò)程方法
現(xiàn)代質(zhì)量管理運(yùn)用了“過(guò)程”的概念，進(jìn)而提出了“過(guò)程控制”的方法，簡(jiǎn)稱“過(guò)程方法”。任何工作通過(guò)使用資源和進(jìn)行一系列活動(dòng)從而達(dá)到要求就是一個(gè)過(guò)程，“過(guò)程”的基本組成見(jiàn)下圖。
例如測(cè)試/校準(zhǔn)工作就是一個(gè)過(guò)程。其輸入是委托方要求，輸出是委托方對(duì)測(cè)試/校準(zhǔn)工作的滿意度。要確保校準(zhǔn)/測(cè)試過(guò)程的質(zhì)量，就需要對(duì)人員、環(huán)境、設(shè)施、設(shè)備以及方法等資源進(jìn)行有效控制。提出“過(guò)程”概念的目的就是要對(duì)每個(gè)過(guò)程中的要素進(jìn)行質(zhì)量控制，這樣才能保證輸入的要求和輸出的質(zhì)量。因此，運(yùn)用過(guò)程方法的關(guān)鍵是要分析過(guò)程要素并采取措施加以有效控制。
同樣的，實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的每一項(xiàng)工作都可以看作是一個(gè)過(guò)程，每個(gè)過(guò)程都不是孤立的，往往一個(gè)過(guò)程的輸出即是另一個(gè)過(guò)程的輸入，各項(xiàng)工作之間還存在過(guò)程聯(lián)系，構(gòu)成橫向和縱向的過(guò)程網(wǎng)絡(luò)，形成一個(gè)體系。我們只要對(duì)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系中各要素及其組合和相互作用進(jìn)行連續(xù)控制，就可以保證實(shí)驗(yàn)室通過(guò)其人員所從事的工作過(guò)程網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)、改進(jìn)和提供始終如一的高質(zhì)量測(cè)試或校準(zhǔn)數(shù)據(jù)。在貫徹GJB2725A《測(cè)試實(shí)驗(yàn)室和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室通用要求》時(shí)，只有充分理解現(xiàn)代質(zhì)量管理的新思路，才能真正達(dá)到提高實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理水平的目的。
用過(guò)程方法建立質(zhì)量管理體系
識(shí)別過(guò)程
實(shí)驗(yàn)室在確定質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)之后，應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，根據(jù)工作類型、范圍，明確測(cè)試/校準(zhǔn)活動(dòng)流程，識(shí)別校準(zhǔn)證書、測(cè)試報(bào)告形成的全過(guò)程。對(duì)于不同類型的測(cè)試/校準(zhǔn)活動(dòng)，實(shí)驗(yàn)室需要規(guī)定不同的過(guò)程。例如測(cè)試工作可能涉及抽樣，校準(zhǔn)工作對(duì)于樣品的處置有專門要求，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)在程序中體現(xiàn)不同的實(shí)現(xiàn)過(guò)程并予以控制。
建立程序
設(shè)計(jì)和建立具體工作過(guò)程不僅僅是建立粗線條的流程，還要建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序，這主要是通過(guò)編制程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書，詳細(xì)規(guī)定過(guò)程的所有細(xì)節(jié)，明確預(yù)期達(dá)到的結(jié)果，實(shí)現(xiàn)過(guò)程輸出的一致性。
過(guò)程增值
一個(gè)過(guò)程的輸出可能是下一個(gè)過(guò)程的輸入，一個(gè)部門、一道環(huán)節(jié)，都應(yīng)把下一個(gè)過(guò)程作為委托方的要求，管理好每一個(gè)過(guò)程，控制好過(guò)程的影響，確保每一個(gè)過(guò)程的“滿意度”。雖然有的過(guò)程輸出對(duì)委托方看來(lái)似乎是非增值的，但過(guò)程改進(jìn)最終將導(dǎo)致對(duì)委托方的增值。過(guò)程管理的目的不僅是實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，還要使實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)有所創(chuàng)新，以達(dá)到新的高度，并提出和實(shí)現(xiàn)新的目標(biāo)。
過(guò)程改進(jìn)
實(shí)驗(yàn)室應(yīng)通過(guò)日常質(zhì)量監(jiān)督、內(nèi)部審核、管理評(píng)審等活動(dòng)對(duì)質(zhì)量體系實(shí)施有效改進(jìn)，以保證每一個(gè)過(guò)程輸出質(zhì)量。過(guò)程改進(jìn)的原則一般包括: 刪除不必要、不起作用、可有可無(wú)的過(guò)程或活動(dòng); 簡(jiǎn)化過(guò)程、程序、活動(dòng)及內(nèi)部流程; 整合相互關(guān)聯(lián)的子過(guò)程、內(nèi)部流程、部門或工作活動(dòng); 使重復(fù)、危險(xiǎn)、超過(guò)人力體能的作業(yè)過(guò)程自動(dòng)化。
用過(guò)程方法編制質(zhì)量體系文件
質(zhì)量管理體系是文件化的體系，要求形成文件。文件的內(nèi)容要在符合標(biāo)準(zhǔn)各條款的要求和適用的法律法規(guī)要求的基礎(chǔ)上，結(jié)合組織的特點(diǎn)和過(guò)程的實(shí)際，使之具有適宜性; 文件化的程度要足以支持組織有效的運(yùn)作; 文件的類型、數(shù)量和詳略程度取決于組織的規(guī)模、活動(dòng)的類型、過(guò)程的復(fù)雜程度和人員的能力水平等。在質(zhì)量管理體系文件化方面，標(biāo)準(zhǔn)具有很強(qiáng)的靈活性和可操作性，在編制文件時(shí)可以把幾種活動(dòng)的過(guò)程合并成一個(gè)文件; 也可將單一過(guò)程包含在多個(gè)程序中。質(zhì)量管理體系文件的編寫應(yīng)采用過(guò)程方法。
確定輸入、輸出及過(guò)程接口
對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)條款的每個(gè)過(guò)程/活動(dòng)，通過(guò)文字或過(guò)程圖識(shí)別它的輸入和輸出及相應(yīng)的過(guò)程接口。過(guò)程的輸出，也是過(guò)程的結(jié)果，除通過(guò)過(guò)程圖表述，還應(yīng)在過(guò)程/活動(dòng)的目的、策劃的必要性上加以說(shuō)明或展開(kāi)，并重點(diǎn)對(duì)過(guò)程的接口進(jìn)行表述，清楚界定每個(gè)文件指導(dǎo)過(guò)程/活動(dòng)運(yùn)作的使用范圍。
確定職責(zé)權(quán)限
在職責(zé)的規(guī)定上，采用過(guò)程方法規(guī)定并分清主要責(zé)任部門、次要責(zé)任部門及過(guò)程結(jié)果的接受部門。每個(gè)過(guò)程的主責(zé)部門其職責(zé)和權(quán)限應(yīng)用過(guò)程方法的概念，應(yīng)是負(fù)責(zé)該過(guò)程/活動(dòng)的策劃，按策劃的要求組織實(shí)施，在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督檢查，并確保實(shí)現(xiàn)過(guò)程的改進(jìn)。而次要責(zé)任部門則要通過(guò)描述或規(guī)定來(lái)明確它在支持主責(zé)部門的職能活動(dòng)中的作用。過(guò)程結(jié)果的接受部門的明確起到了識(shí)別內(nèi)部顧客的作用。有利于分析和識(shí)別每個(gè)過(guò)程的輸入(委托方要求) 和過(guò)程
應(yīng)用PDCA方法
PDCA(策劃-實(shí)施-檢查-處置)的方法適用于所有過(guò)程。策劃是指根據(jù)委托方的要求和組織的方針，為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和過(guò)程; 實(shí)施是指確定工作內(nèi)容和步驟，便于全員直觀、準(zhǔn)確地理解和掌握工作過(guò)程的輸入和輸出; 檢查是指根據(jù)方針、目標(biāo)和文件規(guī)定的要求進(jìn)行內(nèi)部檢查和外部檢查，并報(bào)告結(jié)果;處置是指根據(jù)監(jiān)督檢查的結(jié)果，采取糾正措施和預(yù)防措施，以持續(xù)改進(jìn)過(guò)程績(jī)效。
質(zhì)量管理體系文件的特點(diǎn)
應(yīng)用過(guò)程方法編寫的質(zhì)量管理體系文件具有以下特點(diǎn): 一是充分識(shí)別和確定了質(zhì)量管理體系過(guò)程以及過(guò)程間的相互關(guān)聯(lián)和作用，通過(guò)以過(guò)程為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理體系模式圖、校準(zhǔn)/測(cè)試流程圖及描述各過(guò)程的過(guò)程圖等，確定了與過(guò)程有關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限及所需的文件。二是充分應(yīng)用了過(guò)程方法的PDCA動(dòng)態(tài)管理模式，對(duì)每個(gè)質(zhì)量活動(dòng)均分成策劃、實(shí)施、檢查和改進(jìn)四個(gè)步驟，描述或規(guī)定管理要求，便于全員理解并實(shí)施質(zhì)量管理體系文件。
過(guò)程方法的評(píng)價(jià)
發(fā)揮體系效能
運(yùn)用過(guò)程方法可以實(shí)現(xiàn)對(duì)過(guò)程間相互關(guān)聯(lián)相互作用的制約，使過(guò)程協(xié)調(diào)一致并有效整合，形成體系并以最佳效果和最高效率實(shí)現(xiàn)組織的質(zhì)量目標(biāo)，取得委托方和管理部門的信任。
激勵(lì)全員參與
按照過(guò)程方法來(lái)設(shè)置部門和規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限，可以使組織內(nèi)的全體人員更好地理解自身承擔(dān)的作用和責(zé)任，從而消除或減少由于職能交叉和職責(zé)不清的障礙，改進(jìn)過(guò)程接口管理，有效加強(qiáng)內(nèi)部溝通，激勵(lì)全員的參與。
有效使用資源
基于每個(gè)過(guò)程考慮其具體要求，可以使資源的投入、管理的方式和要求、檢查和改進(jìn)活動(dòng)都能互相有機(jī)地結(jié)合，并作出恰當(dāng)?shù)乜紤]與安排，從而做到有效地使用資源，降低成本，縮短周期。
便于持續(xù)改進(jìn)
系統(tǒng)識(shí)別和合理組織所有的過(guò)程，特別是識(shí)別過(guò)程之間的相互關(guān)聯(lián)和作用，可以掌握組織內(nèi)與校準(zhǔn)/測(cè)試有關(guān)的全部過(guò)程的實(shí)施情況，通過(guò)對(duì)其控制和協(xié)調(diào)、檢查和改進(jìn)，獲得一致的和可預(yù)期的結(jié)果，有利于組織的持續(xù)改進(jìn)。
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